Intranet con SharePoint
semplice, sicuro ed efficace
L’intranet non è una novità nel mondo online. Da oltre 20 anni le aziende hanno la possibilità di creare una intranet aziendale cioè il proprio sito dedicato ai collaboratori della propria organizzazione. In Italia per molti anni, è stato uno strumento definito di nicchia e utilizzato solo dalle grandi aziende. Solo con la pandemia e lo sviluppo dello smart working, anche le piccole e medie imprese hanno compreso le potenzialità dell’intranet. Microsoft offre ai suoi clienti la possibilità di svilupparlo in modo semplice ed efficace utilizzando SharePoint online.
Cos’è l’intranet?
Prima di capire come creare la tua intranet aziendale con SharePoint, cerchiamo di comprendere cos’è e che vantaggi porta con sé. Dal punto di vista tecnico per intranet si intende:
“un sito web aziendale in cui tutti i collaboratori possono accedere tramite le proprie credenziali per reperire le informazioni messe a disposizione dall’azienda stessa”
In particolare, tramite l’intranet è possibile:
- passare informazioni aziendali in modalità top-down
- rendere disponibili ai collaboratori i documenti aziendali
- creare un’area dove i collaboratori possono comunicare in modalità bottom-up
Possiamo, quindi, definire l’intranet aziendale come un luogo in cui tutti i membri di un’azienda possono accedere per reperire e divulgare informazioni utili alla vita lavorativa.
Intranet con SharePoint online
SharePoint online è la versione cloud del tool Microsoft 365 di SharePoint. Questo strumento è importantissimo per il modern work place, in quanto è alla base di tutti gli altri strumenti della famiglia Microsoft.
All’interno di SharePoint è possibile ritrovare tutte le comunicazioni e le informazioni aziendali racchiuse in dei siti. Inoltre, con l’integrazione di Viva Connection con Microsoft Teams e SharePoint sarà ancora più semplice inserire all’interno dell’intranet aziendale tutti i documenti e contenuti utili per i collaboratori.
In particolare, SharePoint online offre la possibilità di creare all’interno della propria intranet:
- l’area dedicata alla comunicazione verso il lavoratore
- l’area in cui i collaboratori possono interagire tra loro e con i responsabili aziendali
Prima di procedere con la creazione della propria intranet è bene che l’azienda definisca l’obiettivo da raggiungere per poi scegliere la tipologia di sito che vuole realizzare. All’interno di SharePoint si può scegliere tra due tipologie di intranet:
- Un sito del team: non può essere definito una vera e propria intranet, bensì un’area di collaborazione con i membri del gruppo di lavoro. Può essere pubblico quindi aperto a tutti i collaboratori aziendale oppure privato cioè riservato solo ad alcune persone. Spesso si sceglie la modalità privata perché viene utilizzato da un team per lavorare su una specifica attività. Infatti, all’interno è possibile integrare altri strumenti Microsoft, come Planner per la gestione delle attività, OneNote per salvare documenti e informazioni e Microsoft Teams per una maggiore collaborazione.
- Un sito di comunicazione aziendale. A differenza della precedente tipologia, questa ha tutte le caratteristiche di una vera e propria intranet aziendale. Al suo interno è possibile creare un sito aziendale per avere una comunicazione chiara e diretta verso i collaboratori favorire la collaborazione, la gestione dell’attività e la semplificazione di tutti i processi organizzativi.
Come si crea l’intranet con SharePoint online?
Dopo aver chiarito cos’è l’Intranet e come SharePoint sia lo strumento giusto per crearla, passiamo all’azione! Innanzitutto, per iniziare a svilupparla devi accedere alla home page del portale Microsoft 365, ossia www.office.com, e accedere a SharePoint online. La prima cosa che ti verrà chiesta sono gli elementi base per una intranet, ossia:
- Il nome: è necessario che sia disponibile e non utilizzato da nessuno
- La descrizione del sito
- La lingua di default dell’intero sito. Ricorda che una volta impostata non può essere modificata e tutte le label del sito saranno nella lingua da te scelta. La lingua, però, verrà modificata in automatico dal sistema in base alla lingua predefinita nel browser dell’utente. Questo può essere molto utile per aziende che operano a livello internazionale e hanno dipendenti con che parlano o lavorano in lingue differenti.
Dopo aver definito questi elementi, in pochi secondi il tuo sito verrà creato.
All’interno del tuo sito SharePoint avrai:
- Un header, ossia la parte in alto. In questa sezione troverai il logo, il titolo del sito e la navigazione globale
- Le pagine che hanno al proprio interno dei documenti. Queste pagine all’interno di SharePoint prendono il nome di document library, mentre le web part sono una parte di pagina che può essere inserita in qualsiasi posizione con un layout personalizzabile.
- L’app bar, ovvero la barra del menù a sinistra che è sempre presente nei siti SharePoint. Questa è molto utile per tornare sempre alla home page, per ricercare i diversi siti, visualizzare le liste di anagrafiche, ossia liste di contatti, richieste dei collaboratori, di persone che operano all’interno dell’organizzazione.
Come personalizzare la propria intranet con SharePoint online
All’interno di SharePoint puoi personalizzare ogni aspetto visivo della tua intranet senza dover mettere mano a nessuno codice. Se sei uno sviluppatore e vuoi stravolgere completamente il tuo sito aziendale puoi farlo, ma non è consigliato. I motivi principali sono due: perderai molto tempo per farlo e potrebbe rompersi al prossimo aggiornamento di Microsoft.
Ora vediamo insieme, tutti gli aspetti personalizzabili all’interno della tua intranet:
Ti basterà andare nell’area di modifica per:
Ora vediamo insieme, tutti gli aspetti personalizzabili all’interno della tua intranet:
- Tema: puoi scegliere la palette di colori tra quelli predefiniti oppure li puoi personalizzare in base ai colori della tua azienda. Tutte le web part sono reattive al cambio del tema e subito potrai vedere il risultato finale.
- L’intestazione, ossia l’header, può essere di 4 tipi: minimo, compatto, standard ed esteso. Nell’ultima tipologia potrai inserire anche un’immagine come sfondo dell’header. Inoltre, potrai scegliere il suo colore, in base al tema precedentemente selezionato, caricare il tuo logo aziendale e la fav-icon, ossia l’icona di riferimento del sito. Se preferisci non far vedere agli utenti il titolo del sito decidere di disattivare questa opzione.
- Piè di pagina, ossia il footer che è presente in ogni tipologia di sito. All’interno di SharePoint puoi decidere se abilitarlo o disabilitarlo. Se preferisci averlo anche nel tuo sito, avrai la possibilità di personalizzarlo con i colori e le informazioni aziendali.
Ti basterà andare nell’area di modifica per:
- Creare sezione e colonne
- Spostare il contenuto nell’interna pagina tramite il drag and drop
- Inserire in ogni sezione delle componenti, tutte personalizzabili. Ad esempio, puoi inserire immagini, orari, meteo, video presi da Youtube o da Stream e molto altro ancora.
I miei dati sono al sicuro con SharePoint?
Come ogni prodotto Microsoft, anche SharePoint online ha dei meccanismi per limitare la perdita di dati. In particolare, è presente la versioning, ossia la possibilità di ritornare sempre alla versione precedente del sito dopo ogni modifica. Se un file, invece, viene cancellato accidentalmente è possibile recuperarlo all’interno del cestino, che ha due livelli di conservazione dei file. Nel primo livello i file vengono conservati per 90 giorni, mentre nel secondo livello saranno disponibili per 30 giorni. In altre parole, se cancelli un documento inavvertitamente avrai 120 giorni per poterlo recuperare.
Un’altra funzionalità utile per evitare di perdere informazioni utili è la policy retention. Esistono dei contenuti all’interno del sito che non possono essere cancellati dagli utenti, vengono resi nascosti. Solo l’amministratore del sito potrà sempre vederli e renderli nuovamente disponibili.
Purtroppo, all’interno di SharePoint non è disponibile un sistema di disaster recovery. Noi però abbiamo la soluzione! Puoi abilitare Veeam backup, il leader mondiale del settore.
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