Email aziendale: Office 365 oppure G Suite?

Quale email aziendale soddisfa meglio le nostre esigenze di business, Exchange Online oppure Gmail? Microsoft oppure Google?

G Suite, il figlio di Google

Partiamo da Gmail di G Suite, la suite che include il servizio di posta professionale Gmail. G Suite, oltre alla casella di posta professionale personalizzabile da 30 GB, comprende anche uno spazio di archiviazione e condivisione, Drive da 30 GB, un servizio per la redazione di documenti online (e soltanto online), Fogli e un servizio per la comunicazione chat, video e voce, Hangouts.

L’interfaccia web di posta Gmail per aziende è pressoché simile a quella di qualsiasi account Gmail; consente di creare alias email di gruppo e di disporre di calendari intelligenti.  E’ possibile accedervi da client desktop come Microsoft Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird. Per gli utenti di Outlook, ad esempio, è possibile sincronizzare email, eventi e contatti da e verso G Suite, per non perdere le avanzate funzionalità che Outlook da sempre offre ai suoi utilizzatori.

Exchange Online, sicurezza targata Microsoft

A differenza di Gmail, Exchange Online è un servizio di posta ospitata acquistabile anche separatamente da Office365. In questo caso, troviamo Exchange Online all’interno della suite di Microsoft a partire dal piano Office 365 Business Essentials. Quest’ultimo, oltre alla casella di posta professionale personalizzabile di Exchange Online da 50 GB (!) minimo (99 GB per i piani Enterprise), include uno spazio di archiviazione e condivisione da 1 TB (5 TB per i piani Enterprise) con OneDrive, Office Online per la redazione e condivisione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, Skype for Business per la comunicazione chat, voce e video in HD. Pensato per le videoconferenze, consente la partecipazione di 250 utenti esterni (tramite l’invio di un semplice link di partecipazione), oltre che interni. In più Office365 offre un’area di lavoro interna, Teams, basata sulla chat, per rendere più smart la comunicazione e condivisione interna di progetti, contenuti e strumenti.

Naturalmente, Exchange Online è perfettamente integrato con Outlook, dispone di calendari intelligenti e condivisibili, di lista contatti e consente di creare alias email di gruppo gratuiti. In più, a differenza di Gmail, consente di inviare file di grandi dimensioni (150 MB!) e dispone di opzione di archiviazione illimitata. In questo caso la sicurezza è targata Microsoft: con filtro EOP (Exchange Online Protection) incluso, è un ambiente protetto da spam, phishing e malware.

Costi delle licenze

Per quanto riguarda i prezzi, i due non differiscono in maniera sostanziale. G Suite piano Basic è fornito al costo di € 4 al mese o 40 € all’anno più IVA. Office 365 Business Essentials, invece, è acquistabile a 4,20 € al mese (più IVA) per utente/mese acquistabile anche annualmente (senza vincoli di costo sul mensile se acquistato da partner Microsoft). Entrambi sono quindi flessibili dal lato dei pagamenti. Office 365 è venduto dai partner Microsoft alle aziende tramite sottoscrizioni su base mensile, senza vincolo di abbonamento.  Se invece si è interessati solo al servizio di posta elettronica professionale, è possibile acquistare Exchange Online (Piano 1) al costo di 3,20 € per utente al mese con impegno annuale. Altro aspetto interessante dei servizi Office 365 è la possibilità di combinare i piani acquistati, a seconda delle proprie esigenze di business.

La differenza è invece sostanziale rispetto alle potenzialità del servizio offerto da entrambi, sicuramente superiore nell’offerta di Microsoft. Difatti, a fronte di una spesa equiparabile, con Office 365 ed Exchange Online si ha la possibilità di avere uno spazio di archiviazione e condivisione molto più ampio. Google offre uno spazio su Drive di 30GB, facendo pagare l’aumento di spazio con il piano business (8 € ad utente/mese). Microsoft, invece, offre uno spazio su One Drive di 1 TB (minimo) a partire dal piano Essentials e 5 TB nei piani Enterprise, praticamente illimitato! Stesso discorso vale per lo spazio della casella di posta: 50 GB per Exchange Online (minimo) contro i 30 GB di Gmail. Senza dimenticare che Exchange Online consente di inviare file grandi fino 150 MB e garantendo un ambiente profondamente protetto, così come lo è tutta la suite.

Differenza tra i Piani di Office 365

Sicurezza informatica

Altro aspetto fondamentale quando parliamo di email aziendale. Gmail prevede un livello di sicurezza con un normale filtro antispam: Google utilizza le sue capacità di apprendimento automatico per rilevare gli accessi sospetti e bloccare i tipi più avanzati di spam.

Exchange Online, invece, dispone per ogni cassetta postale di un filtro di protezione da malware e posta indesiderata altamente qualificato, Exchange Online Protection. EOP è un servizio di filtraggio della posta elettronica basato sul cloud che contribuisce a proteggere l’organizzazione da spam, phisching e malware. Include funzionalità in grado di tutelare l’organizzazione dalle violazioni dei criteri di messaggistica. EOP è in grado di semplificare la gestione dell’ambiente di messaggistica e ridurre molti dei problemi legati alla gestione dei componenti hardware e software locali.

In fine è possibile aggiungere un’ulteriore filtro advanced Threat Protection (ATP) di Exchange Online in grado di individuare spam cryptolocker a monte, garantendo così alle imprese una massima efficienza e un risparmio su eventuali costi di intervento e di inattività, “al costo di un caffé”.

Office 365 oppure G Suite? Exchange Online o Gmail? A voi la scelta!